SanLucar Fruit apuesta por la automatización de procesos para impulsar su crecimiento y expansión internacional

SanLucar Fruit, multinacional española dedicada a la producción y distribución de frutas y verduras, ha apostado por la transformación digital y la innovación para convertirse en referencia en el sector hortofrutícola. Hoy, esta compañía valenciana, que ha optado por automatizar procesos críticos para su negocio, cuenta con oficinas y fincas en todo el mundo, tiene una plantilla de alrededor de 5.000 empleados y comercializa sus productos en más de 35 países, entre ellos Alemania, Austria, Bélgica, España, Italia, Países Bajos, Suecia, Europa del Este, Canadá, Estados Unidos, África, Latam y en Oriente Medio y Extremo Oriente. De sus plantaciones propias sale un amplio porfolio de productos, desde frutas verduras cultivadas de forma sostenible, flores o plantas, a helados, smoothies o aceite de oliva.

La decisión de automatizar tareas manuales, que consumían mucho tiempo y eran susceptibles de errores, se tomó en 2013 para generar eficiencia en procesos clave, como la gestión de compras, y especialmente el proceso de facturas a proveedores. Fue un punto de inflexión, ya que, como explica Fernando Fernández, director de IT de la compañía, "el negocio crecía a gran velocidad. Recibíamos muchas facturas de nuestros proveedores, las facturas se recibían por fax o correo postal, y el departamento de Administración las introducía manualmente una a una en el sistema. Resultaba rutinario y tedioso para los empleados y no éramos capaces de hacerlo al ritmo que el negocio nos estaba exigiendo".

La compañía necesitaba una solución que le aportase estabilidad, escalabilidad y que le acompañase en su crecimiento futuro y, por supuesto, que le garantizase un soporte de calidad. "En un proceso absolutamente clave, necesitábamos de una herramienta que creciese al mismo tiempo que lo hacíamos nosotros, que no reportase problemas y que fuese muy estable". Para atender a estos requerimientos, SanLucar Fruit confió en la solución de DocuWare y en Ricoh como socio tecnológico, por su capacidad para integrar esta tecnología con el resto de sistemas core de la empresa y, así, digitalizar, automatizar y transformar la gestión de un proceso tan crítico.

Para ello, Ricoh realizó un despliegue personalizado para adaptar la solución al entorno tecnológico de SanLucar Fruit incorporando herramientas como Doc Exporter, para asegurar una gestión documental avanzada, o SSO (Single Sign-On), para garantizar una integración completa con el ecosistema tecnológico del cliente, que incluye ERPs como SAP y Microsoft Dynamics. "Esta integración es transparente para los usuarios, que disponen de una herramienta rápida y fácil de utilizar. Actualmente hay más de 200 usuarios activos en la plataforma, de los cuales 60 introducen facturas", destaca Fernando Fernández.

La solución de DocuWare se instaló en la modalidad on-premise, y posteriormente en 2016 fue migrada al entorno cloud, en línea con la estrategia de TI de la compañía, que se centra en aportar un alto valor al negocio sin tener que preocuparse de la compra y mantenimiento de servidores, aplicaciones y servicios en sus propias instalaciones.

Los beneficios

Actualmente, la multinacional española gestiona mensualmente 17.000 facturas con DocuWare, y se utiliza también en otros países, convirtiéndose en esencial para la mejora de sus procesos internos, tanto a nivel nacional como internacional

Este ha sido un proyecto esencial en la digitalización de la multinacional española, ya que la solución de gestión documental de DocuWare en la nube le ofrece una gran capacidad de almacenamiento en la nube, que se amplía en función de sus necesidades, seguridad y accesibilidad a los datos en tiempo real segmentado por perfiles y desde cualquier dispositivo y lugar, además de permitirle reducir el uso del papel, contribuyendo así a alcanzar sus objetivos de sostenibilidad.

Al desplegar DocuWare, la multinacional ha conseguido también beneficios claros en términos de eficiencia, porque la automatización le permite acometer un proceso crítico con la agilidad que requiere el negocio. No solo eso, sino que ha podido descargar al departamento de Administración de una tarea rutinaria y tediosa, a la vez que se han reducido los errores asociados a la introducción manual de los datos.

Con la ayuda de Ricoh, SanLucar Fruit ha realizado una transición a cloud de forma fluida y ha evolucionado tecnológicamente sin fricciones ni barreras, y dispone de una solución fiable que se adapta perfectamente a su escenario tecnológico, y que es totalmente escalable. Como explica su director de IT, "apostamos por partners y socios tecnológicos a largo plazo. Ricoh nos ha ayudado a expandir nuestro proceso, nuestra solución, en diferentes oficinas, países y continentes. Siempre ha estado ahí y nunca nos ha fallado".

Este es un proyecto vivo sobre el que SanLucar Fruit, de la mano de Ricoh, se va actualizando, con la ampliación de capacidad, la extensión a otros departamentos y aquellos evolutivos necesarios para seguir a la vanguardia tecnológica en su sector, como la implantación de la firma digital, la factura electrónica o la incorporación de inteligencia artificial a sus procesos.

"Ha sido un proyecto clave para generar eficiencia en la empresa, y aportar valor a las personas y el negocio, en línea con nuestra filosofía, que está centrada en la calidad, la sostenibilidad y la innovación", concluye el director de IT de SanLucar Fruit.

Por parte de Ricoh, Josep Costa, HyperAutomation Business Unit Manager en Ricoh España y Portugal, subraya que "es un placer poder acompañar a clientes como SanLucar Fruit durante más de 10 años en el proceso de digitalización y automatización de sus procesos. Esto nos permite innovar con nuevos desarrollos, mejorar y aprender, y nos obliga a aportar valor continuo con nuevas soluciones y servicios para adaptarnos a cada necesidad".