CBP annulla subito i numeri dell’importatore per errori nel Form 5106

U.S. Customs and Border Protection ha iniziato ad applicare una politica che consente all’agenzia di annullare immediatamente il numero dell’importatore registrato quando le informazioni sul CBP Form 5106 sono inesatte o incomplete, un cambiamento che può impedire a un importatore di introdurre merci negli Stati Uniti.

La politica è entrata in vigore il 18 settembre, in base a un avviso generale del CBP pubblicato nel Federal Register il 19 agosto e successivamente ripubblicato nel Customs Bulletin il 2 settembre. In quell’avviso, il CBP ha affermato che la sua “enhanced enforcement, including immediate voiding of IOR numbers with inaccurate information on the CBP Form 5106,” sarebbe iniziata il 18 settembre. L’avviso attua l’Executive Order 14411, “Strengthening Customs Enforcement,” firmato il 3 giugno.

Il numero dell’importatore registrato è un identificativo di base nel sistema doganale. Se il CBP lo annulla, l’importatore non può usare quel numero per introdurre merci nel Paese. Per le aziende con carichi già in navigazione, alla frontiera o in transito attraverso porti e magazzini, ciò può creare un problema operativo immediato, perché le dichiarazioni potrebbero non essere sdoganate finché il record resta annullato.

Il Form 5106 è il “Create/Update Importer Identity Form” dell’agenzia. Serve a stabilire o aggiornare l’identità di un importatore nei sistemi CBP e a collegare quell’importatore a una persona giuridica e a un codice fiscale. In pratica, molte aziende compilano il modulo quando iniziano a importare e poi non lo rivedono per anni. Questo ha reso il documento un rischio di compliance spesso trascurato, mentre le imprese cambiano sede, cambiano broker, si ristrutturano, aggiornano i codici fiscali o perdono il dipendente i cui dati di contatto erano stati originariamente indicati nel modulo.

L’avviso del CBP chiarisce che diverse informazioni riportate nel modulo devono appartenere all’importatore stesso, non a un customs broker, a un agente registrato, a un commercialista, a un fornitore di servizi logistici o a un altro soggetto terzo. Tra questi campi figurano l’indirizzo fisico, l’indirizzo email, il numero di telefono, l’IRS Employer Identification Number e il Social Security number quando l’importatore è una persona fisica. L’avviso afferma che informazioni inesatte o incomplete in questi campi possono ora far scattare l’annullamento immediato.

Questo punto è importante perché una prassi diffusa nel settore è usare per comodità l’indirizzo, l’email o il numero di telefono del broker, soprattutto quando è il broker a gestire le comunicazioni doganali. Anche gli importatori esteri talvolta si affidano allo stesso modo all’indirizzo di un agente statunitense. In base all’avviso, tali accordi potrebbero non essere più sicuri se le informazioni indicate non sono quelle dell’importatore stesso.

Il cambiamento sembra inoltre lasciare poco spazio a una correzione successiva. L’avviso del CBP non prevede una lettera di avvertimento, un periodo di grazia o una finestra di 30 giorni per correggere un record difettoso prima che il numero smetta di funzionare. L’uso del termine “immediate” da parte dell’agenzia suggerisce che l’azione di enforcement possa arrivare prima, con i tentativi di correzione che seguono dopo che il numero dell’importatore è già stato annullato.

Un altro rischio riguarda il modo in cui gli importatori vengono avvisati. Il CBP ha detto che la notifica scritta di un annullamento sarà inviata all’indirizzo email più recentemente presentato dall’importatore all’agenzia, e anche il broker che ha presentato per ultimo un’entry per quell’importatore può essere copiato. Se l’email presente nei registri appartiene a un ex dipendente, a un vecchio broker o a una casella di posta che non viene più monitorata, un importatore potrebbe non vedere l’avviso in tempo. In tal caso, il primo segnale di un problema potrebbe essere un’entry respinta, una spedizione ritardata o una chiamata del broker per dire che la merce non può essere sdoganata.

Da tempo avvocati doganali e consulenti del commercio avvertono che i record di identità inattivi possono diventare un punto critico nascosto, perché il modulo non si aggiorna da solo quando un’azienda cambia sede, si fonde, cambia proprietà o riceve un nuovo EIN. L’ultima misura del CBP trasforma questo rischio latente in una questione di enforcement. Le aziende che non hanno rivisto il proprio Form 5106 da diversi anni, quelle che hanno cambiato customs broker, gli importatori esteri che si affidano ad agenti negli Stati Uniti e le imprese che si sono ristrutturate o hanno cambiato codice fiscale sembrano essere particolarmente esposte.

La norma potrebbe avere conseguenze dirette per il commercio delle bevande, dove i calendari di importazione sono spesso legati ai cicli di produzione, alla domanda stagionale, ai contratti di distribuzione e alla pianificazione degli stoccaggi. Gli importatori di vino, birra, distillati e altre bevande potrebbero subire ritardi nelle spedizioni se il loro numero di importatore viene annullato e non c’è modo di correggere il record prima dell’arrivo delle merci. Per i prodotti alcolici, un blocco nella fase doganale può anche creare ulteriori pressioni sulla logistica di deposito in regime sospensivo, sulla programmazione dei magazzini e sulle consegne a valle a grossisti e dettaglianti.

I tempi potrebbero essere particolarmente sensibili per i piccoli importatori entrati di recente nel sistema doganale. Dopo la sospensione dell’esenzione de minimis da 800 dollari all’inizio di quest’anno, molte aziende che in precedenza non avevano agito come importer of record formali hanno dovuto muoversi rapidamente per creare i registri doganali e mantenere in movimento i pacchi. Le imprese che hanno compilato il Form 5106 sotto la pressione delle scadenze potrebbero ora dover verificare se le informazioni inviate fossero complete e se riflettano i dati attuali dell’importatore.

Le implicazioni legali vanno oltre i ritardi nelle spedizioni. Nell’avviso, il CBP ha affermato che informazioni inesatte o fuorvianti nel Form 5106 sono rilevanti per un obbligo di pagamento di somme al governo. L’agenzia ha inoltre avvertito che la trasmissione di informazioni false può esporre un importatore o persone a esso collegate a sanzioni ai sensi del 18 U.S.C. 1001 e a responsabilità ai sensi del False Claims Act. Questo linguaggio indica che il CBP considera il modulo qualcosa di più di una normale pratica amministrativa.

Gli importatori i cui numeri vengono annullati hanno comunque la possibilità di chiedere la reintegrazione. Il CBP ha detto che l’importatore registrato, o un customs broker autorizzato ad agire per suo conto, può richiedere il ripristino del numero annullato contattando l’agenzia all’indirizzo email indicato nell’avviso di annullamento. Ma l’avviso non garantisce l’approvazione né stabilisce una tempistica per la rapidità con cui il CBP agirà. Le aziende che non ricevono mai l’avviso perché l’email presente nei registri è obsoleta potrebbero anche subire ritardi nell’avvio di quel processo.

L’effetto pratico è che gli importatori devono ora considerare il Form 5106 come un record di compliance vivo e non come un modulo di onboarding compilato una sola volta. Gli operatori del settore dicono che ciò significa verificare che l’indirizzo fisico, l’email, il telefono e l’EIN o SSN presenti nei registri coincidano con i documenti societari aggiornati e appartengano all’importatore stesso. Per le aziende che fanno forte affidamento su un broker, la nuova politica ricorda anche che la responsabilità resta in ultima istanza dell’importatore, perché il numero che può essere annullato è il suo.

Il CBP ha collegato la politica a un più ampio rafforzamento dell’enforcement nell’ambito dell’ordine doganale dell’amministrazione, e il linguaggio dell’agenzia lascia pochi dubbi sul fatto che si aspetti che i registri siano accurati, completi e aggiornati quando necessario. Per gli importatori che movimentano regolarmente merci attraverso i porti statunitensi, anche un piccolo disallineamento in un vecchio modulo di identità può ora comportare il rischio di un’interruzione immediata dell’iter di ingresso.