CBP anula agora números de importador de imediato por erros no Formulário 5106

A Alfândega e Proteção das Fronteiras dos EUA (CBP) começou a aplicar uma política que permite à agência anular de imediato um número de importador de registo quando a informação constante do CBP Form 5106 está inexata ou incompleta, uma alteração que pode impedir um importador de introduzir mercadorias nos Estados Unidos.

A política entrou em vigor a 18 de setembro ao abrigo de um aviso geral da CBP publicado no Federal Register a 19 de agosto e posteriormente reproduzido no Customs Bulletin a 2 de setembro. Nesse aviso, a CBP disse que a sua “enhanced enforcement, including immediate voiding of IOR numbers with inaccurate information on the CBP Form 5106,” começaria a 18 de setembro. O aviso implementa a Ordem Executiva 14411, “Strengthening Customs Enforcement,” assinada em 3 de junho.

O número de importador de registo é um identificador básico no sistema aduaneiro. Se a CBP o anular, o importador não pode usar esse número para introduzir mercadorias no país. Para empresas com carga já no mar, na fronteira ou em trânsito por portos e armazéns, isso pode criar um problema operacional imediato, porque as declarações podem não ser despachadas enquanto o registo permanecer anulado.

O Formulário 5106 é o “Create/Update Importer Identity Form” da agência. É utilizado para estabelecer ou atualizar a identidade de um importador nos sistemas da CBP e associar esse importador a uma entidade jurídica e a um número de identificação fiscal. Na prática, muitas empresas preenchem o formulário quando começam a importar e depois não o voltam a rever durante anos. Isso transformou o documento num risco de conformidade frequentemente esquecido à medida que as empresas mudam de instalações, mudam de despachantes, se reorganizam, atualizam os números de identificação fiscal ou perdem o funcionário cujos dados de contacto estavam originalmente indicados no formulário.

O aviso da CBP deixa claro que vários elementos de informação no formulário têm de pertencer ao próprio importador e não a um despachante aduaneiro, agente registado, contabilista, prestador de serviços logísticos ou outro terceiro. Esses campos incluem a morada física, o endereço de email, o número de telefone, o Employer Identification Number do IRS e o número de Segurança Social quando o importador é um indivíduo. O aviso refere que informação inexata ou incompleta nesses campos pode agora desencadear a anulação imediata.

Esse ponto é relevante porque uma prática comum do setor tem sido usar a morada, o email ou o telefone de um despachante por conveniência, sobretudo quando o despachante trata das comunicações aduaneiras. Importadores estrangeiros recorrem por vezes, da mesma forma, à morada de um agente nos EUA. Ao abrigo do aviso, esses arranjos podem deixar de ser seguros se a informação indicada não for a do próprio importador.

A alteração também parece deixar pouca margem para correção a posteriori. O aviso da CBP não descreve carta de aviso, período de graça ou uma janela de 30 dias para corrigir um registo defeituoso antes de o número deixar de funcionar. O uso da palavra “immediate” pela agência sugere que a ação de fiscalização pode ocorrer primeiro, ficando os esforços de correção para depois de o número do importador já ter sido anulado.

Outro risco está na forma como os importadores são notificados. A CBP disse que a notificação por escrito de uma anulação será enviada para o endereço de email mais recentemente submetido pelo importador à agência, podendo também ser copiado o despachante que tiver apresentado por último uma entrada para esse importador. Se o email constante do processo pertencer a um ex-funcionário, a um despachante antigo ou a uma caixa de correio que já não seja monitorizada, o importador pode não ver o aviso a tempo. Nessa situação, o primeiro sinal de um problema pode ser uma entrada rejeitada, uma remessa atrasada ou um contacto de um despachante a dizer que a mercadoria não pode ser desembaraçada.

Há muito que advogados de direito aduaneiro e consultores de comércio alertam para o facto de registos de identidade inativos poderem tornar-se um ponto oculto de falha, porque o formulário não se atualiza sozinho quando uma empresa muda de instalações, se funde, altera a propriedade ou recebe um novo EIN. A mais recente medida da CBP transforma esse risco latente numa questão de fiscalização. As empresas que não revêm o Formulário 5106 há vários anos, as que mudaram de despachante aduaneiro, os importadores estrangeiros que dependem de agentes nos Estados Unidos e as empresas que se reorganizaram ou alteraram os números de identificação fiscal parecem estar especialmente expostos.

A regra pode ter consequências diretas para o comércio de bebidas, onde os calendários de importação estão muitas vezes ligados a ciclos de produção, procura sazonal, contratos de distribuição e planeamento de armazenagem. Os importadores de vinho, cerveja, bebidas espirituosas e outras bebidas podem enfrentar atrasos nas remessas se o seu número de importador for anulado e não houver possibilidade de corrigir o registo antes de a mercadoria chegar. No caso dos produtos alcoólicos, uma paragem na fase aduaneira pode também criar pressão adicional sobre o armazenamento em regime suspensivo, o agendamento de armazéns e as entregas subsequentes a grossistas e retalhistas.

O momento pode ser especialmente sensível para importadores mais pequenos que entraram recentemente no sistema aduaneiro. Após a suspensão da isenção de minimis de $800 no início deste ano, muitas empresas que anteriormente não atuavam como importadores de registo formais tiveram de agir rapidamente para estabelecer registos aduaneiros e manter as encomendas em movimento. As empresas que preencheram o Formulário 5106 sob pressão de prazo podem agora precisar de verificar se a informação submetida estava completa e se reflete os dados atuais do próprio importador.

As consequências jurídicas vão além dos atrasos no transporte. No seu aviso, a CBP disse que a informação inexata ou enganosa no Formulário 5106 é material para uma obrigação de pagar dinheiro ao governo. A agência também advertiu que a submissão de informação falsa pode expor um importador ou pessoas associadas a sanções ao abrigo de 18 U.S.C. 1001 e a responsabilidade ao abrigo do False Claims Act. Essa linguagem indica que a CBP está a tratar o formulário como mais do que mera documentação administrativa de rotina.

Os importadores cujos números sejam anulados dispõem, de facto, de uma via para solicitar a reposição. A CBP disse que o importador de registo, ou um despachante aduaneiro autorizado a agir em seu nome, pode pedir o restabelecimento do número anulado contactando a agência através do endereço de email indicado no aviso de anulação. Mas o aviso não garante aprovação nem estabelece um calendário para a rapidez com que a CBP atuará. As empresas que nunca recebam o aviso porque o email constante do processo está desatualizado podem também enfrentar atrasos no início desse processo.

O efeito prático é que os importadores passam agora a ter de tratar o Formulário 5106 como um registo de conformidade vivo, e não como um formulário de integração único. Profissionais do comércio dizem que isso significa confirmar que a morada física, o email, o telefone e o EIN ou SSN constantes do processo correspondem aos registos societários atuais e pertencem ao próprio importador. Para empresas que dependem fortemente de um despachante, a nova política é também um lembrete de que a responsabilidade continua a ser, em última instância, do importador, porque o número que pode ser anulado é o do próprio importador.

A CBP enquadrou a política numa ofensiva mais ampla de fiscalização ao abrigo da ordem aduaneira da administração, e a linguagem da agência não deixa grandes dúvidas de que esta espera registos exatos, completos e atualizados sempre que necessário. Para importadores que movimentam carga regular através dos portos dos EUA, até uma pequena discrepância num antigo formulário de identidade pode agora acarretar o risco de uma interrupção imediata no processamento da entrada.