Qué puede hacer la nube para ayudar a las pequeñas bodegas

Las tecnologías de vanguardia han ido generando, en los últimos años, unas enormes posibilidades de desarrollo y expansión para los negocios, especialmente, en el sector vitivinícola, de bodegueros autónomos o pequeñas bodegas.

Sin embargo, la mayor parte de estos sectores no aprovechan las grandes ventajas de la gestión digitalizada.

En la economía digital no hay límite de velocidad, la agilidad es la norma y quienes no se adapten a este nuevo escenario, se estancarán o terminaran desapareciendo, y el sector del vino no será ajeno a esta corriente.

Por ello, uno de los mayores avances y más accesibles para las pequeñas bodegas son los programas en la nube.

Sin embargo, el problema que impide esta apertura de las pequeñas bodegas a la economía digital viene arrastrándose durante décadas en España. Los pequeños bodegueros deben centrar su día a día en conseguir unos resultados económicos que le permitan seguir subsistiendo. Les resulta imposible poder planificar a medio o a largo plazo. Tienen que llevar a cabo su actividad al mismo tiempo que realizan las labores propias del campo y de sus instalaciones, además de la gestión administrativa, el marketing, el servicio de atención al cliente o la minuciosa contabilidad, que absorben gran parte de los escasos recursos con los que cuentan. 

La falta de tiempo en estos pequeños negocios vitivinícolas se traduce en muchas ocasiones en que no tienen posibilidades de seguir formándose, de reciclarse o de dedicar espacio a diseñar nuevas estrategias de negocio que puedan dar un impulso a su actividad, mejorando la calidad de sus productos o servicios.

Esta falta de tiempo de las bodegas lleva también en ocasiones a que los autónomos o micro PYMES no estén al tanto de los avances en las nuevas tecnologías y, por tanto, no puedan sacarles todo el provecho que se puede obtener de ellas.

De manera resumida, las pequeñas bodegas no tienen recursos o tiempo suficiente para absorver la velocidad de los cambios en el mundo digital.

Todo esto además tiene una consecuencia especialmente grave. Reduce la competitividad de los negocios, obligando a las bodegas a usar una de las pocas herramientas que les quedan para competir en el mercado: ser más flexible en los horarios o reducir el precio de sus productos o servicios. Trabajar así lleva a estar en activo las 24 horas del día, prácticamente los 365 días del año, lo que reduce mucho la calidad de vida y aumenta potencialmente el estrés.

Cómo los programas en la nube pueden liberarnos de las tareas rutinarias

Nos encontramos a las puertas de 2022, un año en que los principales organismos del sector, como la FEV y la OIVE en España, o la OIV a nivel internacional, están anunciando como principal estrategia que será el año de la transformación digital para las bodegas. Pero, ¿cómo pueden las pequeñas bodegas hacer frente a este cambio? Los programas en la nube puede ser la solución.

La digitalización es una estrategia para redefinir los procesos de trabajo en un pequeño negocio. Realizar las tareas más eficientemente, en menor tiempo y con menos errores humanos, mientras que se ahorran recursos humanos que pueden destinarse a otros objetivos como la producción o la comercialización.

Actualmente existen en el mercado programas en la nube para autónomos y Micro PYMES muy avanzados, que permiten gestionar digitalmente una pequeña firma bodeguera, y no tan pequeñas, como de hecho ocurre. Estamos hablando de los llamados ERP (Enterprise Resource Planning), que como su nombre indica, son sistemas de planificación de recursos empresariales.

Estos programas se pueden hacer cargo de los distintos procesos internos de una empresa, como la producción, la administración, la gestión, la contabilidad o los impuestos, que tanto tiempo roban a muchos bodegueros.

Según las últimas estadísticas publicadas, más de un 60% de las micro PYMES que adquieren un ERP han notado un aumento importante de su productividad y sus beneficios.

Ventajas de estos sistemas ERP

Las principales ventajas de estos sistemas de ERP son:

• Automatización de los procesos de la bodega. Todos los datos están en una misma base de datos. Solo hay que introducirlos una vez y luego se podrán utilizar en cualquier proceso que se necesiten, evitando pérdidas de tiempo, errores y duplicidad de los datos.
• Guardar la información de la bodega mediante programas en la Nube con las extraordinarias garantías de seguridad en los datos y en la información que ello procura.
• Gestionar la empresa a través de cualquier dispositivo móvil y acceder a la información del negocio en tiempo real, aunque uno esté fuera de la oficina o de su casa.
• Integración de soluciones de Business Intelligence. Con estas nuevas tecnologías ya se pueden empezar a analizar datos relevantes, se pueden mejorar los procesos internos y otros aspectos claves como la facturación o la comercialización.

En el mercado existen actualmente un amplio abanico de ERP. La bodega debe probar y seleccionar aquel que mejor se adapte a sus necesidades de trabajo y económicas.

Reciclarse para mantener negocio a largo plazo

Aunque son muchas las ayudas públicas destinadas actualmente a la formación gratuita en nuevas tecnologías, todavía entre las pequeñas bodegas –quizás por saturación o falta de tiempo– existe una gran resistencia a abandonar obsoletos procesos de trabajo.

Para todo lo nuevo, se necesita dedicar voluntad y un tiempo al aprendizaje, no existe otro camino, pero los beneficios posteriores superan con creces todos estos esfuerzos. El tiempo que ahora mismo puede resultar muy incómodo, quizás en el futuro sea lo único que pueda garantizar que la pequeña bodega no desaparezca.

Hoy existe una gigantesca brecha entre el uso de las herramientas digitales de gestión de las grandes empresas y la casi inexistencia de su uso entre autónomos y micro PYMES.  Por ello, es urgente reciclarse, implementar la gestión digital y entrar de pleno en la economía digital impulsado por las nuevas tecnologías de internet de alta velocidad. El esfuerzo de hoy resultará ser el beneficio de mañana.